资产的生命周期，由财务付款开始，由财务销账结束。在开始和结束环节，除了要有财务和采购人员的参与，最好还能有第三方来进行监督。
02、制作固定物资使用情况的标准
1、固资验收，为固资管理与盘点奠定基础
固定资产验收主要分为四步：发起固定资产验收、校验、贴标签、实物入库和信息登记。需要注意的是，验收由以下四个部门协作完成，各部门职责如下：
这里要特别提醒大家的是，无论公司大小，采购人、校验人和资产管理人绝对不能是同一个人。如果过程中间缺少了多部门的监督，则固定资产的管理风险会大大增加，公司规模越大风险越高。
2、明确物资领用流程，坚守底线
一般来说，标准的固定资产领用流程应该包括以下四步：
领用流程里的每一个环节都不可省略，也是行政必须坚守的底线。如遇员工着急领走，没有时间走流程，资产管理者可以帮助员工推进流程，尽快审批完成。但不要一味满足员工而枉顾资产管理的相关标准和规则。罔顾规则，只会让资产的管理越来越混乱。
3、针对变更、领用、归还等情况，制定规则
给行政人固资盘点造成麻烦的，通常就是物资的变更、带出、归还以及丢失行为。因此，制定相应的规则并严格遵守很重要。
精臣云资产管理系统，可在APP和网页端实现固定资产领用、退还、借用、变更、调拨、维保等操作，实现资产全生命周期管理。
▲精臣云资产管理系统后台截图
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No.1固定资产的变更
固定资产管理中，资产信息变更通常包括以下三步：
▲固资信息变更流程
整个固定资产变更过程，看似是发生在员工与员工之间的行为，但固定资产管理人员的工作，也很重要。
制定整体流程、通过各种渠道告知员工，不仅体现了大家的专业能力，同时也是对员工切身利益的保障，让员工感受到关怀。
No.2固定资产的带出
资产管理人要完善固定资产带出大楼的标准以及流程。 明确带出目的地、申请带出的资产编号、实际带出的资产编号等。
资产带出申请，不仅有助于明确办公楼内存在的固定资产数量。同时，对于外场的固定资产的统计和盘点，也能提供一定的数据支持。
No.3固定资产的归还入库
归还入库以员工发起归还入库的申请作为启动点。在这个流程中，有以下注意点：
◎ 归还入库 一定是归还到资产人员手中，还给同部门的同事并不能算做归还。
◎ 在归还过程中，资产人要 验收质量，以确保资产再次出库的状态。
◎ 发起申请后，等到整个归还入库的 流程结束，该固资才能从员工名下清除。
No.4固定资产的清理
固定资产清理包含：报废、拍卖，有些公司还会捐赠。我们主要说其中的一种途径——“固定资产报废”。
固定资产报废是固定资产由于参加生产或某种特殊原因，丧失其使用价值而发生的废弃。流程如下：
▲固资报废流程图
需要注意的是：如果你管理的是多家子公司的固定资产，每家公司的报废资产需要单独提，因为固定资产是有公司属性的，报废款项需要对应进入公司的账户。
No.5固定资产的丢失赔偿
固资管理，制度先行。为应对丢失情况的发生，资产管理者要提前制定相关制度，事先明确责任。若出现固资丢失的情况，能够及时明确责任人。
这里涉及2个关键步骤，建立责任意识和赔偿通道。建立责任意识，是让员工清楚个人行为导致的丢失，需要员工自行赔偿；而建立员工赔偿通道，是保证员工的有效赔偿，具体需要明确赔偿方式和金额以及转入的银行账户信息等等。
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No.6固定资产的维修保养
固定资产需要定期维修保养，在资产归还环节管理人员验收资产状况后，如果有损坏，则需判断原因，确定维修方式和费用。涉及办公设备、电子仪器的资产，则需要IT部门协助判断。
在保修期内的产品，由资产管理部提供保修凭证；非保修期，则按照公司的《财务结算制度》进行结算。但无论在不在保修期，如果是人为损坏则需资产保管/使用人照价赔偿。
精臣云资产管理系统，可自定义资产管理保养到期、过期提醒，并提供站内消息和通知栏消息2种提醒方式，实现资产保养自动化管理。
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以上常规事项掌握后，就需要制作台账，盘点库房了。另外还需进行年度盘点，全面清理资产的情况。这部分我们下次再讲，关注精臣云资产，我们下期继续~
总的来说，固资管理是每个行政人必备的工作。不仅事多繁杂，而且容不得差错，堪比财务核对账物。
虽然以上Excel表格+传统人工的模式能够基本满足企业的固定资产盘点需求，但是随着企业固定资产的不断增加，员工的工作量越来越大，也更容易出错。这里建议企业采用固定资产管理系统，对于企业的规范化管理有很大帮助，在外采购、自己开发都是可以的。
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